Gestão de reparações e serviços

Tem reparações a mais para conseguir controlar tudo de cabeça?

Quando o estado dos serviços, as peças, os prazos e o histórico estão espalhados por papel, Excel, mensagens ou pela memória da equipa, acompanhar o trabalho torna-se cada vez mais difícil. Descubra como organizar e controlar reparações sem perder informação pelo caminho.

Como organizar as reparações Conhecer o software
Processo mais organizado
Informação centralizada
Aplicável a vários sectores
Painel para acompanhar reparações e ordens de serviço

Acompanhe os serviços num único processo

Ver o processo Como organizar e acompanhar reparações
Conhecer o software Já procura uma solução?
Quando o volume aumenta

O problema nem sempre é ter demasiado trabalho

Quando uma empresa começa a gerir mais reparações, intervenções ou serviços em simultâneo, aumenta também a quantidade de informação que precisa de ser acompanhada.

O problema começa quando, para saber o que aconteceu a um serviço, é necessário procurar em vários sítios ou perguntar a diferentes pessoas.

Um equipamento está à espera de uma peça. Um orçamento ficou pendente. Um técnico já fez uma intervenção. Um cliente quer saber o estado da reparação. Se as respostas estão espalhadas por papel, Excel, mensagens ou pela memória da equipa, a cabeça começa a fazer o trabalho de um sistema.

Trabalhar mais horas não resolve um problema de organização

Trabalhar mais pode compensar temporariamente a falta de um processo. Não elimina a dependência de informação dispersa.

À medida que o volume aumenta, torna-se mais importante conseguir perceber rapidamente o que está em curso, o que já foi feito e o que falta fazer, sem reconstruir a informação sempre que surge uma pergunta.

Reconhece estas situações?

6 sinais de que está a perder o controlo sobre as reparações

Se várias destas situações fazem parte do dia a dia, o problema pode não estar apenas na quantidade de trabalho. Pode estar na forma como a informação acompanha — ou deixa de acompanhar — cada serviço.

Não sabe imediatamente em que ponto está cada reparação

Quando alguém pergunta pelo estado de um serviço, precisa de procurar ou perguntar antes de conseguir responder.

Precisa de perguntar a alguém para encontrar informação

Determinados detalhes só são conhecidos por quem recebeu o equipamento, acompanhou o processo ou realizou a intervenção.

A informação está espalhada por vários locais

Papel, Excel, mensagens e outros registos acabam por conter partes diferentes da mesma informação.

Existem serviços pendentes sem ser claro o que falta

Uma reparação pode ficar parada à espera de uma peça, aprovação ou nova intervenção sem ser imediatamente evidente o próximo passo.

Quando um cliente liga, é preciso procurar antes de responder

Quanto mais difícil é encontrar rapidamente a informação, mais tempo é necessário para dar uma actualização.

Consultar o histórico demora mais do que devia

Quando um cliente regressa, reconstruir o que aconteceu anteriormente exige procurar registos antigos em vez de consultar o processo.

Um processo

Informação centralizada
Cliente
Equipamento
Intervenções
Histórico
Uma fonte de informação

Cada serviço deve manter o seu próprio contexto

01.Menos tempo a procurar

A informação relevante fica associada ao serviço, em vez de estar distribuída por vários registos.

02.Mais contexto em cada decisão

É mais fácil perceber o que aconteceu antes e o que falta fazer agora.

03.Melhor continuidade do trabalho

O processo deixa de depender exclusivamente da memória de quem recebeu, acompanhou ou reparou o equipamento.

Um processo simples

Como organizar e controlar reparações passo a passo

O equipamento e o tipo de negócio podem mudar. A necessidade de acompanhar o processo desde a entrada até ao histórico mantém-se.

01

Registar o pedido

Identifique o cliente, o serviço e a informação necessária para iniciar o processo.

02

Associar o equipamento

Mantenha os dados relevantes ligados ao processo e ao respectivo histórico.

03

Criar a ordem de serviço

Reúna a informação necessária para acompanhar o trabalho a realizar.

04

Actualizar o estado

Saiba rapidamente em que fase se encontra cada serviço.

05

Registar o que aconteceu

Guarde intervenções, observações, peças e outras informações relevantes.

06

Acompanhar o que falta

Identifique pendências e perceba qual é o próximo passo de cada processo.

07

Manter o histórico

Quando o serviço é concluído, a informação continua disponível para futuras consultas relacionadas com o cliente ou equipamento.

Diferentes negócios, o mesmo desafio

Onde é importante controlar reparações e serviços?

O tipo de equipamento muda. A necessidade de saber o que está a acontecer em cada serviço mantém-se.

Se a necessidade estiver relacionada com manutenção preventiva ou gestão contínua de equipamentos, conheça também o software de manutenção e gestão de equipamentos.

Próximo passo

Já percebeu onde se perde o controlo. Veja como pode centralizar o processo.

Conheça uma plataforma criada para acompanhar ordens de serviço, reparações, clientes, equipamentos e histórico no mesmo sistema.

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Da organização à solução

Quando faz sentido deixar de gerir tudo manualmente?

Não existe um número universal de reparações a partir do qual uma empresa precisa de software. A necessidade surge quando acompanhar os serviços começa a exigir demasiada memória, procura de informação ou comunicação interna apenas para perceber o que está a acontecer.

  • Existem vários serviços em simultâneo
  • Mais do que uma pessoa precisa de consultar ou actualizar informação
  • O estado dos trabalhos precisa de ser acompanhado
  • Existe histórico relevante para futuras intervenções
  • Clientes pedem actualizações sobre os serviços
  • Peças e intervenções precisam de ficar registadas
  • Existem pendências que precisam de ser acompanhadas
  • Encontrar informação começa a ocupar demasiado tempo

Nessa fase, a questão deixa de ser apenas “como me organizo melhor?” e passa a ser “como consigo gerir este processo de forma consistente?”

Ver como funciona o software
Antes de decidir

Algumas dúvidas comuns

A minha empresa é pequena. Preciso de um sistema?

O tamanho, por si só, não determina a necessidade. O importante é perceber se o processo actual permite acompanhar o trabalho sem depender excessivamente de memória ou informação dispersa.

Ainda consigo trabalhar com Excel. Vale a pena mudar?

Se o método actual responde bem às necessidades, não é necessário mudar apenas por mudar. A questão é perceber se começa a existir dificuldade em acompanhar estados, histórico e informação entre pessoas.

Isto serve apenas para oficinas?

Não. A necessidade de organizar serviços e reparações existe em diferentes actividades, desde informática e eletrodomésticos até climatização, mobilidade e assistência técnica.

Posso experimentar antes de decidir?

Sim. Pode explorar o funcionamento da plataforma antes de tomar uma decisão.

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O próximo passo

Deixe de procurar informação. Comece a acompanhar o processo.

Veja como a Webcraft pode ajudar a centralizar reparações, ordens de serviço, clientes, equipamentos e histórico numa única plataforma.

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Perguntas frequentes

Organização e controlo de reparações

Como organizar várias reparações?

Para organizar várias reparações, é importante manter a informação de cada serviço centralizada. Associar cliente, equipamento, pedido, estado, intervenções e histórico ao mesmo processo facilita o acompanhamento.

Como acompanhar o estado de uma reparação?

O estado deve indicar em que fase se encontra o serviço e ser actualizado à medida que o trabalho avança. Desta forma, é possível consultar rapidamente a situação sem procurar informação em diferentes locais.

Como controlar ordens de serviço?

As ordens de serviço devem reunir a informação necessária para acompanhar o trabalho, incluindo o cliente, equipamento, descrição do serviço, intervenções e estado do processo.

Que informação deve ficar associada a uma reparação?

Depende do tipo de negócio, mas normalmente inclui dados do cliente, equipamento, descrição do problema, intervenções, peças, observações, estado e histórico.

Como evitar perder informação entre papel, Excel e mensagens?

Centralizar a informação relacionada com cada serviço num único processo reduz a necessidade de procurar dados em diferentes ferramentas e registos.

Quando faz sentido utilizar um software de gestão de reparações?

Pode fazer sentido quando a quantidade de reparações ou serviços torna difícil acompanhar o trabalho apenas através de memória, papel, folhas de cálculo ou informação dispersa.

Um sistema de gestão de reparações serve para diferentes sectores?

Sim. Embora os processos variem consoante o sector, muitas empresas precisam de acompanhar serviços, clientes, equipamentos, intervenções, estados e histórico.